Sporządzenie karty charakterystyki to jeden z pierwszych kroków do zapewnienia poprawnej dokumentacji towarzyszącej produktowi. Poza dystrybucją kart do odbiorców, musimy dbać o poprawność karty charakterystyki w czasie jej funkcjonowania. By uzyskać zgodność, należy pamiętać o aktualizowaniu dokumentacji.

 

Okresy przejściowe

Najczęstszym powodem aktualizacji kart charakterystyki (przynajmniej w ostatnim czasie) były okresy przejściowe, określone w odpowiednich przepisach. Najsilniejszym impulsem do zmian w dokumentacji był termin 1 czerwca 2015 r. i związane z nim nieuchronne i niepodzielne (jak wydawało się przed tą datą) panowanie przepisów rozporządzenia CLP. Sytuacja zmieniła się wraz z wejściem w życie rozporządzenia 2015/830/UE, które wydłużyło okres stosowania kart zawierających elementy wynikające z dyrektywy preparatowej do 1 czerwca 2017 r. Szerzej o tym zagadnieniu wspominaliśmy w poprzednim numerze (2/2017) „Kwartalnika”.

Więcej niż jeden powód

Zmiany w systemie klasyfikacji mieszanin były bardzo istotnym czynnikiem, który wymuszał dokonanie aktualizacji kart, a także oznakowania produktów chemicznych. Nie oznacza to jednak, że obecnie, gdy nasz produkt został już oznakowany zgodnie z przepisami rozporządzenia CLP, nie musimy już czuwać nad naszą dokumentacją. Wręcz przeciwnie.

Brak wyznaczonych punktów w czasie, które czerwonymi światłami i dźwiękiem syren przypominałyby o konieczności aktualizacji, może okazać się zdradliwy. Powodów do aktualizacji może być bowiem znacznie więcej.

Bezzwłoczna aktualizacja

Czytając artykuł 31 rozporządzenia REACH, dowiadujemy się, że kartę należy bezzwłocznie zaktualizować w określonych przypadkach:

  • gdy pojawią się nowe informacje, mogące mieć wpływ na środki kontroli ryzyka lub nowe informacje o zagrożeniach. Z tym przypadkiem mieliśmy do czynienia podczas wspomnianych wcześniej okresów przejściowych. Zmianie systemu klasyfikacji towarzyszyła zmiana oznakowania i sposobu informowania o zagrożeniach, była to więc podstawa do aktualizacji dokumentacji;
  • w przypadku udzielenia lub odmowy udzielenia zezwolenia;
  • w przypadku zastosowania ograniczenia.

Najczęstszym powodem aktualizacji pozostaje jednak pierwszy przypadek, bowiem informacje, które mają wpływ na środki kontroli ryzyka oraz rodzaje zagrożeń, mogą przybierać wiele legislacyjnych postaci.

ATP, NDS i inne …

Karta charakterystyki jest amalgamatem wymagań z szeregu różnych przepisów – od BHP przez gospodarkę odpadami po transport towarów niebezpiecznych. Ze względu na dynamikę zmian, która charakteryzuje ten dział legislacji, obraz karty i wynikających z niej informacji może wielokrotnie ulegać zmianie.

Wykorzystując gromadzone na temat substancji dane oraz analizując coraz to nowe dossier rejestracyjne substancji, raz na jakiś czas Komisja Europejska, na mocy kolejnych rozporządzeń, serwuje nam odświeżoną listę substancji ze zmienionymi klasyfikacjami urzędowymi. Czasami na liście tej pojawiają się nowe substancje, dla których podana klasyfikacja staje się obligatoryjna. Wszystkie te (oraz więcej) zmiany gromadzone są w postaci tzw. ATP (Adaptation to Technical Progress) – poprawek dostosowujących do postępu technologicznego.

Wejście w życie kolejnego ATP zawsze jest ważnym wydarzeniem w świecie legislacji, ponieważ zdarza się, że powoduje istotne zmiany w klasyfikacji i oznakowaniu wielu mieszanin chemicznych. W przypadku ostatniego ATP do rozporządzenia CLP zmianie uległa choćby klasyfikacja linalolu [CAS 78-70-6] (substancji szeroko stosowanej w kompozycjach zapachowych) oraz nikotyny [CAS 54-11-5] (co może skutkować istotnymi zmianami na rynku e-liquidów). Każdej takiej zmianie będzie towarzyszyć konieczność zaktualizowania karty charakterystyki.

Podobnie sytuacja ma się z wartościami NDS (najwyższych dopuszczalnych stężeń w środowisku pracy). Tutaj jednak zmiany mają miejsce rzadziej i dotyczą węższego spektrum substancji chemicznych. Pamiętajmy jednak, że są to zmiany, które również będą wymagały w stosownych przypadkach aktualizacji karty.

Również sekcja 14 karty nie pozostaje niezmienna. Umowa ADR aktualizowana jest w cyklach dwuletnich, co może mieć także bezpośrednie przełożenie na konieczność zmian w kartach charakterystyk. Co 24 miesiące, w latach nieparzystych, pojawia się nowa wersja Umowy, a wraz z nią m.in. nowe wartości LQ, nowe definicje, nowe nazwy przewozowe i szereg innych.

Nie tylko KE zmienia karty

Z powodów zewnętrznych, które mogą determinować obowiązek aktualizacji, można wspomnieć jeszcze o przepisach, dotyczących gospodarki odpadami czy zmianach w przepisach branżowych, dotyczących specyficznych grup produktów (kosmetyków, detergentów, farb czy lakierów).

Dodatkowo jeśli dla któregoś z naszych surowców jego dostawca zmienił klasyfikację lub pojawił się dla niego numer rejestracji, ta zmiana także będzie musiała zostać uwzględniona w karcie. Podobnie może być, gdy zmienimy dostawcę surowca.

Jednak nie tylko decyzje ustawodawców mogą zmusić nas do aktualizacji dokumentacji. Pamiętajmy również, że każdej zmianie receptury produktu, która będzie rzutowała na informacje w sekcji 2, 3 lub 8 karty, powinny towarzyszyć stosowne zmiany.

Powodem czysto formalnym do aktualizacji dokumentu może być zmiana osobowości prawnej naszego przedsiębiorstwa czy zmiana adresu fizycznego lub numeru telefonu. Wszystkie te przypadki muszą zostać uwzględnione w karcie charakterystyki.

A potem…?

Kiedy mamy już zaktualizowany dokument, musimy pamiętać, że karta nie była aktualizowana do szuflady.

Przede wszystkim zaktualizowaną kartę należy dostarczyć w formie papierowej lub elektronicznej wszystkim odbiorcom substancji lub mieszaniny, którym dostawca dostarczył tę substancję lub mieszaninę w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Należy więc prowadzić odpowiedni rejestr odbiorców, tak aby w przypadku koniecznej aktualizacji móc spełnić powyższy obowiązek.

Oprócz odbiorców (za pomocą przesłanych kart) o dokonanej aktualizacji należy również poinformować Inspektora ds. Substancji Chemicznych (przy użyciu systemu ELDIOM).

Ręka na pulsie

Podane powyżej przykłady nie wyczerpują listy powodów do aktualizacji karty. Aby pozostać w zgodzie z przepisami, trzeba więc nieustannie trzymać rękę na pulsie, śledzić zmiany w legislacji i kontrolować dokumentację w łańcuchu dostaw. To czasami zadanie trudne, ale konieczne.

 

Zespół THETA